Compartimentul stare civilă are următoarele atribuţii principale:
organizează îndrumarea şi controlul metodologic al activităţii de stare civilă realizate de ofiţerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi de ofiţerii de stare civilă din cadrul primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., exercitând în acest sens următoarele atribuţii:
organizează instruirile de pregătire profesională a ofiţerilor de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi a ofiţerilor de stare civilă din cadrul primăriilor de pe raza judeţului, anual ori atunci când se impune, şi întocmesc procesul-verbal în care se consemnează aspectele dezbătute la instruiri;
întocmesc, la sfârşitul fiecărui an calendaristic, graficul privind controlul activităţii de stare civilă desfăşurate de ofiţerii de stare civilă, precum şi programul de instruire al acestora în anul următor; S.I.I.E.A.S.C. se actualizează cu informaţiile privind perioada şi modul de organizare a acestora;
analizează trimestrial/semestrial activităţile desfăşurate de personalul cu atribuţii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi de ofiţerii de stare civilă din cadrul primăriilor;
participă la întocmirea materialelor de analiză, a testelor şi aplicaţiilor practice;
ţin evidenţa şi arhivează registrele de stare civilă – exemplarul II, depuse de către S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de primăriile competente care au în păstrare exemplarul I, şi care au fost întocmite până la operaţionalizarea S.I.I.E.A.S.C.;
stabilesc necesarul de hârtie specială pentru actele de stare civilă, certificatele de stare civilă şi extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, precum şi pentru certificatele de divorţ pentru anul următor, pe care îl comunică, anual, D.G.E.P.;
asigură necesarul de hârtie specială pentru tipărirea actelor şi certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, precum şi a certificatelor de divorţ şi distribuirea acestora S.P.C.L.E.P. şi primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. din judeţ, contra cost; în caz de forţă majoră, care face imposibilă completarea în sistem informatic, se asigură necesarul actelor şi certificatelor de stare civilă, în aceleaşi condiţii;
desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. şi al primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., caz în care primarul unităţii administrativ-teritoriale sau conducerea executivă a S.P.C.L.E.P. transmite solicitarea cu cel puţin 10 zile înaintea demarării organizării concursului;
asigură spaţiile şi amenajările corespunzătoare pentru conservarea şi păstrarea în condiţii optime şi de securitate a echipamentelor informatice, a documentelor şi imprimatelor de stare civilă pe care le au în păstrare;
asigură prezenţa unui reprezentant la predarea-preluarea, pe bază de proces-verbal, a gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a personalului cu atribuţii de stare civilă sau când, din diferite motive, acesta trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile, caz în care primarul unităţii administrativ-teritoriale sau conducerea executivă a S.P.C.L.E.P. transmite solicitarea cu cel puţin 10 zile înaintea desfăşurării acestei activităţi; în cazul în care activitatea de predare-primire a gestiunii de stare civilă se impune ca urmare a decesului titularului postului, solicitarea se transmite de îndată;
primesc de la D.G.E.P. şi distribuie S.P.C.L.E.P. şi primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. listele cu C.N.P. precalculate în situaţiile prevăzute la art. 2 alin. (5) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
asigură instruirea persoanelor care actualizează S.I.I.E.A.S.C. şi efectuează testarea personalului nouîncadrat în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. şi al primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. pentru actualizarea S.I.I.E.A.S.C.
Structura de stare civilă din cadrul D.J.E.P. Hunedoara realizează cel puţin o dată pe an, în baza graficului întocmit, sau dacă se constată că este necesar, controlul asupra tuturor înregistrărilor şi activităţilor de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. sau primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., exercitând în acest sens următoarele activităţi:
verifică modul de eliberare a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a formularelor standard multilingve, a certificatelor de divorţ, a extraselor pentru uz oficial, precum şi de înscriere a menţiunilor în actele de stare civilă prevăzute de prezentele norme metodologice;
verifică modul de gestiune a hârtiei speciale necesare tipăririi actelor şi certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ;
verifică modul de atribuire şi înscriere a C.N.P.;
verifică realizarea sarcinilor din procesele-verbale de control anterioare, controlează modul de întocmire a actelor de stare civilă începând de la ultimul act verificat la controlul anterior şi confruntă documentele primare cu exemplarul II al actelor de stare civilă, precum şi dosarele privind constatarea desfacerii căsătoriei prin acordul soţilor şi verifică modul de constituire a exemplarului I al actelor de stare civilă;
verifică modul de evidenţiere a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ anulate la completare sau retrase, în procesul-verbal întocmit cu ocazia distrugerii acestora, potrivit art. 12 lit. q);
sesizează inspectoratul judeţean de poliţie, precum şi D.G.E.P. cu privire la hârtia specială utilizată pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ, pierdută ori furată, şi efectuează verificarea, de fond, a gestiunii în cazul dispariţiei în alb a acesteia de la S.P.C.L.E.P. sau primăriile unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., în vederea dării în urmărire;
procedează la sesizarea D.G.E.P. pentru darea în urmărire a certificatelor de stare civilă eliberate în baza actelor de stare civilă anulate prin hotărâre judecătorească definitivă, atunci când nu pot fi retrase;
propune consiliului local sau primarului măsurile administrative ce se impun cu privire la prevenirea pierderii ori furtului documentelor de la lit. f);
în cazul identificării documentelor prevăzute la lit. f) şi g), informează inspectoratul judeţean de poliţie, precum şi D.G.E.P. în vederea revocării ordinului de dare în urmărire;
asigură respectarea normelor privind protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii privind datele cu caracter personal sau confidenţiale.
Constatările rezultate în urma controlului, măsurile şi termenele de implementare necesare pentru îndreptarea unor erori se consemnează în registrul electronic de control pe linie de stare civilă, prin întocmirea unui proces-verbal.
Structura de stare civilă din cadrul D.J.E.P. Hunedoara are de asemenea atribuţii privind:
constituirea fondului arhivistic prin evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea, folosirea şi predarea tuturor documentelor rezultate din activitatea curentă conform dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
validarea actelor de stare civilă şi efectuarea menţiunilor în actele de stare civilă exemplarul II constituite după operaţionalizarea S.I.I.E.A.S.C., din oficiu sau în baza comunicărilor primite electronic privind înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă; în lipsa comunicărilor privind modificările intervenite ulterior, menţiunile se operează în baza informaţiilor coroborate din S.I.I.E.A.S.C. şi R.N.E.P., arhivele proprii şi exemplarul I al actelor
de stare civilă;
aprobarea dosarelor privind înscrierea menţiunilor referitoare la modificările intervenite în străinătate, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. competente;
acordarea avizului conform, în cazul cererilor de înregistrare tardivă a naşterii peste termenul legal de un an de la data naşterii, de înregistrare a decesului produs în străinătate şi neînregistrat la autorităţile străine competente sau la misiunile diplomatice ori oficiile consulare de carieră ale României în străinătate, de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, de rectificare, reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităţilor administrativ-teritoriale competente în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P.;
acordarea avizului, în cazul modificării C.N.P., ca urmare a atribuirii sau înscrierii eronate ori în cazul persoanelor care au pierdut cetăţenia română sau sunt decedate ori cărora nu le-a fost atribuit C.N.P.;
verificarea dosarelor de schimbare a numelui pe cale administrativă şi formularea propunerilor de admitere sau respingere a cererii, pentru a fi înaintate preşedintelui consiliului judeţean, şi păstrarea acestora, precum şi a unui exemplar al dispoziţiei de admitere sau de respingere a schimbării numelui pe cale administrativă;
întocmirea la sediul D.J.E.P. Hunedoara a actelor de stare civilă şi înscrierea electronică, la cerere sau din oficiu, a menţiunilor în registrele de stare civilă ale S.P.C.L.E.P./primăriilor din cadrul județului în cazurile prevăzute la art. 3 alin. (8) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi eliberarea, la cerere, a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă din Registrul de stare civilă exemplarul II, în cazurile prevăzute la art. 10 alin. (6) din aceeaşi lege;
eliberarea, în mod gratuit, a extraselor pentru uz oficial / comunicarea datelor de pe actele de naştere, de căsătorie şi de deces din S.I.I.E.A.S.C. sau din arhiva proprie, la cererea autorităţilor publice prevăzute la art. 69 alin. (1) – (3) și 70 din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE;
colaborarea cu unităţile sanitare, S.P.A.S. şi unităţile de poliţie, după caz, şi clarificarea situaţiei juridice pe linie de stare civilă a persoanelor beneficiare de măsuri de asistenţă socială, precum şi a cadavrelor cu identitate necunoscută;
propunerea măsurilor administrative ce se impun consiliului local sau primarului, pentru buna desfăşurare a activităţii de stare civilă.
alocă număr de divorț prin intermediul aplicației informatice specifice, pentru persoanele care depun cereri în acest sens la oficiile de stare civilă din județ, până la operaționalizarea S.I.I.E.A.S.C.;
comunică numărul certificatului de divorț alocat din Registrul Unic de Evidenţă al Certificatelor de Divorţ S.P.C.L.E.P./primăriei solicitante până la operaționalizarea S.I.I.E.A.S.C.;
asigură soluţionarea petiţiilor pe probleme specifice, conform rezoluţiei directorului executiv şi urmăreşte rezolvarea acestora în termenul legal;
oferă informaţii de specialitate, în cadrul programului de audiențe;
asigură protecția datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice şi a informaţiilor gestionate;
asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profit;
acordă asistenţă la solutionarea speţelor de stare civilă atipice, sesizate de S.P.C.L.E.P./primăriile de pe raza de competență;
colaborează cu Direcţia de Sănătate Publică şi cu maternităţile pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor a caror identitate nu este stabilita sau in cazul in care se constată acest lucru pentru stabilirea cu operativitate a identităţii acestora;
primeşte comunicări de menţiuni de la S.P.C.L.E.P. / primării, precum şi de la Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor pe care le înregistrează în registratura proprie, curentă şi specială până la operaționalizarea S.I.I.E.A.S.C.;
înscrie pe marginea actelor de stare civilă exemplarul II din arhiva proprie, menţiunile privind modificările survenite în statutul civil al persoanelor, comunicările find clasate în vederea arhivarii până la operaționalizarea S.I.I.E.A.S.C.;
constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii;
cunoaşte şi respectă în propria activitate procedurile existente la nivelul
D.J.E.P. Hunedoara referitoare la Sistemul de Control Intern Managerial