Serviciul stare civilă are următoarele atribuţii principale:
– îndrumă şi controlează, în baza graficului aprobat de preşedintele Consiliului judeţean şi de secretarul judeţului, activitatea de înregistrare a actelor şi faptelor de stare civilă, precum şi modul de soluţionare a lucrărilor de stare civilă întocmite, inclusiv gestiunea certificatelor de stare civila;
– urmăreşte modul de rezolvare a deficienţelor consemnate in procesul – verbal având ca finalitate îndreptarea erorilor din cuprinsul actelor de stare civilă;
– efectuează controale tematice, precum şi verificări periodice privind gestiunea certificatelor de stare civilă;
– verifică modul de întocmire de către SPCLEP sau primării, a dosarelor de transcriere a certificatelor de stare civila întocmite in străinătate şi emite avizul prealabil transcrierii acestora în registrele de stare civilă române;
– verifică documentele depuse în vederea rectificărilor de acte de stare civilă, analizează temeinicia acestora şi emite avizul prealabil efectuării acestor rectificări;
– asigură prezenţa unui reprezentant la predarea – primirea gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a ofiţerilor de stare civila sau când, din diferite motive, ofiţerul de stare civilă trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile;
– întocmeşte şi expediază întreaga corespondenţă de stare civila;
– întocmeşte referate cu concluziile rezultate în urma verificărilor şi investigaţiilor efectuate in dosarele de schimbare a numelui pe cale administrativă şi face propuneri motivate de aprobare sau respingere a cererii;
– avizează cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă:
– colaborează cu serviciile de poliţie judiciară şi criminalistică pentru clarificarea situaţiei persoanelor cu identitate necunoscuta;
– organizează instruirea ofiţerilor de stare civilă de pe raza de competenţă pentru perfecţionarea pregătirii profesionale, pentru clarificarea tuturor problemelor ridicate cu ocazia dezbaterii principalelor prevederi ale actelor normative care reglementează regimul actelor şi faptelor de stare civilă;
– desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate in domeniul stării civile din primării;
– asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii în scopul realizării operative şi de calitate a atribuţiilor de serviciu;
– oferă informaţii de specialitate, in cadrul programului de relaţii cu publicul;
– centralizează şi întocmeşte situaţiile statistice, precum şi sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi semestrial de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor şi primarii, pe care le înaintează DGEP;
– asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate;
– asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului din documentele rezultate din activitatea de profit;
– întocmeşte şi transmite, lunar şi trimestrial, situaţiile privind principalii indicatori ai activităţii de stare civila (punerea in legalitate a etnicilor romi, şi a minorilor asistaţi in unităţile de protecţie socială);
– informează Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor cu privire la dispariţia unor documente de stare civilă cu regim special „in alb” şi participă la verificările şi cercetările ce se efectuează in cazul dispariţiei acestora;
– acordă asistenţă la soluţionarea speţelor de stare civilă atipice, sesizate de serviciile comunitare locale sau ofiţerii de stare civilă;
– efectuează controale la SPCLEP sau primării pe linia asigurării securităţii documentelor de stare civilă cu regim special, în vederea prevenirii cazurilor de dispariţie a unor registre sau certificate de stare civila, in alb;
– urmăreşte punerea în legalitate, cu certificate de naştere, a persoanelor internate în unităţile sanitare şi de protecţie socială şi centralizează periodic rezultatele obţinute;
– colaborează cu Direcţia de Sănătate Publică şi cu maternităţile pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor a căror identitate nu este stabilita sau in cazul in care se constată acest lucru pentru stabilirea cu operativitate a identităţii acestora;
– primeşte şi distribuie în teritoriu listele de coduri numerice precalculate (CNP) şi controlează modul de atribuire şi înscriere a codurilor in actele de stare civilă;
– primeşte, actualizează, păstrează şi gestionează registrele de stare civila, exemplarul II, de la SPCLEP sau primării, asigurând securitatea şi conservarea acestor documente;
– primeşte comunicări de menţiuni de la SPCLEP sau primării, precum şi de la Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor, pe care le înregistrează;
– înscrie pe marginea actelor de stare civilă exemplarul II din arhiva proprie, menţiunile privind modificările survenite în statutul civil al persoanelor, comunicările fiind clasate în vederea arhivării;
– întocmeşte şi eliberează extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, la cererea autorităţilor publice prevăzute de legislaţia aplicabilă în materie;
– asigură, în condiţiile legii, reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute sau distruse parţial ori total, certificând exactitatea datelor înscrise;
– asigură implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea continuă a sistemului de management al calităţii în propria activitate şi respectă cerinţele ISO 9001 precum şi procedurile aplicabile activităţii pe care o desfăşoară;
– soluţionarea cererilor de atribuire a CNP-ului pentru cetăţenii români – solicitanţi de paşaport simplu electronic cu date biometrice incluse
– verifică documentaţia care a stat la baza desfacerii căsătoriei prin acordul soţilor, de la locul încheierii căsătoriei sau al ultimei locuinţe comune a soţilor
– avizează înregistrarea tardivă a nașterii copilului , în conformitate cu prevederile OUG 33/2016
– îndeplineşte şi alte atribuţii prevăzute de lege sau încredinţate de conducerea direcţiei;